В 2009 году Минфин России утвердил документ, регламентирующий порядок регистрации налоговыми органами контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, как теперь должна происходить регистрация, перерегистрация и снятие с учета ККТ

Источник Аудит Группа Бизнес-Партнер

Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания -услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику. Это установлено в пункте 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ). Из данного правила есть несколько исключений.

Во-первых, ККТ могут не использовать организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги непосредственно физическим лицам, если при расчетах они выдают документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Во-вторых, организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения имеют право производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при осуществлении видов деятельности, перечисленных в пункте 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Кроме того, с 21 июля 2009 года плательщики ЕНВД вправе осуществлять наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии, что по требованию покупателя (клиента) они выдают документ, подтверждающий прием денежных средств за товар (работу, услугу). Основание — пункт 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Указанный пункт, вступивший в силу с 21 июля 2009 года, введен Федеральным законом от 17.07.2009 № 162-ФЗ.

Регистрация ККТ

Контрольно-кассовая техника, применяемая организациями и индивидуальными предпринимателями, должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика (п. 1 ст. 4 Закона № 54-ФЗ).

Минфин России приказом от 10.03.2009 № 19н утвердил Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по регистрации в установленном порядке контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее — Административный регламент). Этот документ применяется начиная с 31 июля 2009 года. При его подготовке также были учтены требования, касающиеся регистрации, перерегистрации и снятия с учета ККТ, установленные в Положении о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями² (далее — Положение).

Утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470.

Перечень необходимых документов

Организация (индивидуальный предприниматель) должна представить в налоговый орган для регистрации контрольно-кассовой техники следующие документы (перечислены в пункте 27 Административного регламента):

• заявление о регистрации контрольно-кассовой техники. В настоящее время применяется форма данного заявления, утвержденная приказом ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@ (далее — приказ № ММ-3-2/152@);
• паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации;
• договор о технической поддержке контрольно-кассовой техники, заключенный между организацией (индивидуальным предпринимателем) и поставщиком ККТ или центром технического обслуживания ККТ.

Аналогичный перечень документов приведен в пункте 15 Положения и в самом заявлении о регистрации контрольно-кассовой техники. Представление для регистрации контрольно-кассовой техники таких документов, как договор аренды помещения, в котором будет установлена ККТ, или свидетельство о праве собственности на это помещение, в Административном регламенте не предусмотрено. Следовательно, налоговые органы не вправе требовать подобные документы или отказать в регистрации ККТ в случае их непредставления.

Такие же выводы содержатся в письмах Минфина России от 11.08.2009 № 03-01-15/8-406 и № 03-01-15/8-407.

Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники вместе с указанными документами подается (п. 6 и 27 Административного регламента):

• организациями — в налоговый орган по месту учета организации в качестве налогоплательщика;
• обособленными подразделениями организаций — в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения;
• индивидуальными предпринимателями — в налоговый орган по месту жительства.

Сроки приема документов и регистрации ККТ

Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники (вместе с пакетом необходимых документов) принимается специалистом структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за прием документов, и регистрируется в день представления. Максимальный срок приема одного комплекта документов не должен превышать 30 минут (п. 32 Административного регламента).

На регистрацию ККТ отводится не более пяти рабочих дней со дня представления в инспекцию заявления о регистрации контрольно-кассовой техники и всех необходимых документов. Это указано в пункте 18 Административного регламента и пункте 15 Положения. Если заявитель подал неполный комплект документов и впоследствии представил недостающие документы, срок для регистрации ККТ исчисляется со дня подачи недостающих материалов.

При направлении документов по почте факт их приема должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции не позднее рабочего дня, следующего за днем получения корреспонденции. В этом случае датой представления заявления считается дата регистрации документов в территориальной налоговой инспекции (п. 19 Административного регламента).

Обратите внимание

Что понимается под местом жительства индивидуального предпринимателя
Местом жительства гражданина признается место, где он постоянно или преимущественно проживает. Так сказано в пункте 1 статьи 20 ГК РФ. Факт проживания гражданина на той или иной территории России подтверждается отметкой о регистрации по месту жительства, которая ставится в паспорте гражданина РФ.

Если гражданин свыше 90 дней проживает в жилых помещениях, не являющихся местом его постоянного жительства, он обязан встать на регистрационный учет по месту временного пребывания. В этом случае гражданину выдается свидетельство о регистрации по месту пребывания по форме, утвержденной приказом Федеральной миграционной службы от 20.09.2007 № 208.

Допустим, индивидуальный предприниматель постоянно проживает в городе (районе, регионе), подведомственном одной налоговой инспекции, а предпринимательскую деятельность осуществляет в городе (районе, регионе), подведомственном другой налоговой инспекции. В какую налоговую инспекцию он должен представлять документы для регистрации контрольно-кассовой техники — в налоговую инспекцию по месту жительства или по месту регистрации в качестве налогоплательщика?

Ответ на этот вопрос содержится в пункте 27 Административного регламента. В нем указано, что индивидуальные предприниматели подают заявление о регистрации ККТ в налоговый орган по месту жительства. Однако если индивидуальный предприниматель временно проживает не по месту постоянного жительства, что подтверждается свидетельством о регистрации по месту пребывания, он имеет право зарегистрировать принадлежащую ему ККТ в налоговом органе по месту временного проживания

Процедура регистрации ККТ

Регистрация контрольно-кассовой техники состоит из нескольких этапов, перечисленных в пункте 30 Административного регламента (рисунок на с. 92):

• приема комплекта документов от заявителя;
• рассмотрения документов в налоговой инспекции;
• осмотра ККТ и включения на ней фискального режима функционирования, обеспечивающего регистрацию фискальных данных в фискальной памяти (далее — фискализация ККТ);
• непосредственно выполнения регистрационных действий.

После приема документов специалист структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за прием документов, ставит регистрационный штамп территориальной налоговой инспекции на копии заявления о регистрации контрольно-кассовой техники. В штампе он указывает дату принятия документов, свои фамилию, имя и отчество и заверяет эти сведения подписью. Затем данные заносятся в компьютерную базу налоговой инспекции и информационную систему электронного оборота документов (п. 34 Административного регламента).

Принятый комплект документов в тот же день должен быть направлен в структурное подразделение налоговой инспекции, осуществляющее регистрацию контрольно-кассовой техники, для его рассмотрения. Таково требование пункта 35 Административного регламента.

По завершении проверки (рассмотрения) комплекта необходимых документов и при отсутствии замечаний специалист структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за регистрацию контрольно-кассовой техники, согласовывает с заявителем дату, время и место осмотра и фискализации ККТ (п. 20 и 38 Административного регламента). Согласование осуществляется по контактным телефонам, указанным в заявлении о регистрации ККТ. Заявитель в свою очередь обеспечивает явку в согласованное время представителя поставщика ККТ или центра технического обслуживания ККТ, осуществляющего техническую поддержку контрольно-кассовой техники.

Рисунок. Процедура регистрации (перерегистрации, снятия с регистрации) контрольно-кассовой техники в налоговых органах

Отметим, что ранее осмотр и фискализация ККТ проводились только в налоговых инспекциях. Теперь по предварительному согласованию указанные процедуры могут осуществляться по месту установки контрольно-кассовой техники (например, если регистрации подлежит большое количество ККТ).

Осмотр ККТ проводится специалистом структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за регистрацию ККТ, в присутствии представителей организации (индивидуального предпринимателя) и поставщика ККТ (центра технического обслуживания ККТ). В ходе осмотра специалист налоговой инспекции должен убедиться в исправности контрольно-кассовой техники, а также выполнить следующие действия (п. 39 Административного регламента):

• обратить внимание на целостность корпуса ККТ;
• проверить наличие на корпусе контрольно-кассовой техники знаков «Государственный реестр», «Сервисное обслуживание» и идентификационного знака, содержащего наименование модели ККТ и ее заводской номер.

Затем приступают к фискализации ККТ, а именно: вводят пароль доступа к фискальной памяти, проверяют работу всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке, отпечатывают пробный чек на сумму 1 руб. 11 коп. и снимают первый Z-отчет. Данные документы вместе с заявлением о регистрации контрольно-кассовой техники хранятся в территориальной налоговой инспекции в течение пяти лет (п. 40 и 41 Административного регламента). Перечень и формат информации, вводимой в фискальную память ККТ, при ее регистрации и перерегистрации утверждены приказом ФНС России от 08.08.2008 № ММ-3-2/351@.

После фискализации ККТ оформляется акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины. Этот документ подписывают представитель организации (индивидуального предпринимателя) и специалист структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за регистрацию ККТ. Последний вносит сведения о регистрации ККТ в книгу учета контрольно-кассовой техники, которая ведется в территориальной налоговой инспекции, делает в паспорте ККТ отметку о регистрации и заверяет ее печатью территориальной налоговой инспекции (п. 42 и 43 Административного регламента и п. 17 Положения).

Формы книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники утверждены приказом № ММ-3-2/152@.

Одновременно с регистрацией ККТ специалист налоговой инспекции выдает заявителю карточку регистрации контрольно-кассовой техники4 и возвращает ему документы, которые прилагались к заявлению о регистрации контрольно-кассовой техники (п. 44 Административного регламента).

Карточка регистрации контрольно-кассовой техники хранится у организации (индивидуального предпринимателя) по месту установки ККТ вместе с журналом кассира-операциониста (форма № КМ-4) и журналом учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-85) в течение всего срока эксплуатации ККТ. Основание — пункт 45 Административного регламента. Эта карточка предъявляется по требованию налоговой инспекции.

Формы № КМ-4 и № КМ-8 утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Особенности регистрации ККТ в составе платежного терминала или банкомата

Контрольно-кассовая техника в составе платежного терминала, применяемого платежным агентом и банковским платежным агентом, и ККТ в составе банкомата, применяемого банковскими платежными агентами, тоже должна быть зарегистрирована в налоговом органе по месту нахождения организации (месту жительства индивидуального предпринимателя). Другие требования к ККТ в составе платежного терминала или банкомата, которые будут предъявляться к ней с 2010 года, установлены в пункте 1.1 статьи 4 Закона № 54-ФЗ.

Указанный пункт в Закон № 54-ФЗ внесен Федеральным законом от 03.06.2009 № 121-ФЗ, вступающим в силу с 1 января 2010 года (за исключением отдельных положений). В соответствии с пунктом 6 статьи 8 Закона № 121-ФЗ прием платежей физических лиц банковскими платежными агентами без применения ККТ после 1 апреля 2010 года не допускается.

Контрольно-кассовая техника, зарегистрированная платежным агентом в налоговых органах до 1 января 2011 года, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (далее — Госреестр ККТ) до вступления в силу Федерального закона от 03.06.2009 № 121-ФЗ (далее — Закон № 121-ФЗ) и не соответствующая требованиям Закона № 54-ФЗ, может применяться при приеме платежей физических лиц до 1 января 2014 года. Основание — пункт 4 статьи 8 Закона № 121-ФЗ.

Контрольно-кассовая техника в составе платежного терминала или банкомата регистрируется в налоговых органах в том же порядке и в те же сроки, что и обычные кассовые аппараты. Иными словами, для регистрации ККТ организация (индивидуальный предприниматель) подает заявление о регистрации контрольно-кассовой техники по форме, утвержденной приказом № ММ-3-2/152@. В нем указывается адрес и место установки платежного терминала (банкомата), содержащего в своем составе регистрируемую ККТ. Заявление вместе с документами, перечисленными в пункте 27 Административного регламента, представляется в налоговую инспекцию по месту учета организации в качестве налогоплательщика (месту жительства индивидуального предпринимателя). Если ККТ будет применяться в обособленном подразделении организации, с заявлением о регистрации нужно обращаться в налоговую инспекцию по месту нахождения данного обособленного подразделения.

Обратите внимание

В каких случаях откажут в регистрации или перерегистрации ККТ
В пункте 22 Административного регламента перечислены основания, при наличии которых налоговая инспекция вправе отказать в регистрации контрольно-кассовой техники. Таковыми являются:

• представление неправильно оформленных документов либо неполного комплекта необходимых документов (при условии, что организация или индивидуальный предприниматель не устранили указанные им недостатки);
• предъявление для регистрации модели контрольно-кассовой техники, не включенной в Госреестр ККТ или исключенной из данного реестра;
• истечение нормативного срока амортизации ранее применявшейся контрольно-кассовой техники, исключенной из Госреестра ККТ;
• предъявление для регистрации ККТ, находящейся в розыске;
• обнаружение неисправности ККТ, отсутствие марки-пломбы, идентификационного знака, а также средств визуального контроля (знаков «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание»);
• отсутствие заключенного договора о технической поддержке ККТ.

Дополнительное основание для отказа в перерегистрации контрольно-кассовой техники — представление чеков, контрольных лент и фискальных отчетов, не соответствующих техническим требованиям к ККТ или отпечатанных в нефискальном режиме.

В случае отказа в регистрации, перерегистрации или снятии с регистрации ККТ налоговый орган уведомляет об этом организацию (индивидуального предпринимателя) письмом, которое направляется по почте с уведомлением о вручении в срок не позднее пяти рабочих дней с даты представления соответствующего заявления (п. 23 Административного регламента). В письме указывается причина, по которой отказано в регистрации. Вместе с письмом заявителю возвращаются все документы, представленные им для регистрации (перерегистрации, снятия с регистрации) контрольно-кассовой техники

Непосредственно в месте установки платежного терминала с ККТ (банкомата с ККТ) производится сверка фактического места установки контрольно-кассовой техники с данными, указанными в заявлении о ее регистрации. Специалист структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за регистрацию ККТ, в присутствии заявителя и представителя поставщика ККТ или центра технического обслуживания ККТ осматривает контрольно-кассовую технику, входящую в состав платежного терминала (банкомата). В ходе осмотра он должен проверить наличие и доступность средств визуального контроля, целостность пломб, работу табло покупателя, полноту отпечатываемых на кассовых чеках обязательных реквизитов, качество (читаемость) этих реквизитов и др. Затем последовательно выполняется фискализация ККТ, активизируется сменный накопитель фискальной памяти и проводится пломбирование контрольно-кассовой техники.

Сведения о регистрации ККТ в составе платежного терминала (банкомата) вносятся в книгу учета контрольно-кассовой техники, а в паспорте ККТ делается отметка о ее регистрации, которая заверяется печатью территориальной налоговой инспекции. Заявителю выдается карточка регистрации контрольно-кассовой техники с указанием адреса и места установки платежного терминала (банкомата), содержащего в своем составе ККТ, и возвращаются документы, представленные для регистрации.

В случае изменения адреса установки платежного терминала (банкомата) платежный агент обязан в день такого изменения направить в налоговую инспекцию, в которой зарегистрирована ККТ в составе данного платежного терминала (банкомата), соответствующее уведомление. Требование об информировании налоговой инспекции о переносе платежного терминала (банкомата) на другое место и сроки такого уведомления указаны в пункте 5 статьи 6 Федерального закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами». Этот закон вступает в силу с 1 января 2010 года, однако указанное требование начнет действовать только с 1 апреля 2010 года. Соответствующие поправки внесены Федеральным законом от 28.11.2009 № 289-ФЗ.

Отметим, что форма указанного уведомления не утверждена. Значит, оно составляется в произвольной форме. Минфин России в письме от 11.08.2009 № 0301-15/8-408 перечислил сведения, которые следует отразить в таком уведомлении:

• полное наименование организации (обособленного подразделения) с указанием организационно-правовой формы, ОГРН, ИНН, КПП (фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его ИНН);
• дату регистрации организации (обособленного подразделения, индивидуального предпринимателя);
• адрес и контактный телефон организации (обособленного подразделения, индивидуального предпринимателя);
• фамилию, имя, отчество руководителя и главного бухгалтера организации (обособленного подразделения) и номера их рабочих телефонов;
• модель контрольно-кассовой техники, ее заводской номер и год выпуска;
• номер паспорта контрольно-кассовой техники;
• наименование организации, осуществляющей техническую поддержку контрольно-кассовой техники;
• предыдущий и новый адреса установки платежного терминала (банкомата), содержащего в своем составе ККТ.

Перерегистрация ККТ

Для перерегистрации ККТ организация (индивидуальный предприниматель) представляет в налоговую инспекцию, в которой зарегистрирована контрольно-кассовая техника, следующие документы (п. 28 Административного регламента и п. 16 Положения):

• заявление о перерегистрации ККТ (составляется в произвольной форме, так как утвержденного бланка данного заявления нет);
• паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей перерегистрации;
• карточку регистрации контрольно-кассовой техники.

Налоговая инспекция должна перерегистрировать ККТ в течение пяти рабочих дней со дня получения соответствующего заявления и пакета необходимых документов (п. 18 Административного регламента).

При перерегистрации ККТ отпечатывается фискальный отчет за весь период эксплуатации контрольно-кассовой техники. Затем специалист структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за регистрацию ККТ, делает отметку о перерегистрации в паспорте ККТ и заверяет ее печатью территориальной налоговой инспекции (п. 47 и 48 Административного регламента).

Можно ли перерегистрировать ККТ, исключенную из Госреестра ККТ, если нормативный срок ее амортизации еще не истек?

Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 07.06.2006 № 03-01-15/4-124. В данном документе указано, что контрольно-кассовая техника, исключенная из Госреестра ККТ, с неистекшим нормативным сроком амортизации может быть перерегистрирована исключительно на ту же организацию (индивидуального предпринимателя) и только в следующих случаях:

• при изменении наименования организации (фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя);
• изменении места нахождения организации (места жительства индивидуального предпринимателя);
• реорганизации организации;
• государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, деятельность которого в качестве индивидуального предпринимателя была ранее прекращена;
• внесении ККТ в качестве вклада в уставный капитал (уставный фонд) организации;
• регистрации организации физическим лицом, являющимся (являвшимся) индивидуальным предпринимателем, на которого была зарегистрирована данная контрольно-кассовая техника.

Напомним, что перечень моделей контрольно-кассовой техники, разрешенных для использования и включенных в Госреестр ККТ по состоянию на конкретную дату, размещается на сайте Минпромторга России www.minprom.gov.ru.

Снятие ККТ с регистрации

Чтобы снять ККТ с регистрации, организации (индивидуальному предпринимателю) необходимо представить в налоговую инспекцию, в которой зарегистрирована контрольно-кассовая техника, следующие документы (п. 28 Административного регламента и п. 16 Положения):

• заявление о снятии ККТ с регистрации (тоже составляется в произвольной форме, так как утвержденного бланка данного заявления нет);
• паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей снятию с регистрации;
• карточку регистрации контрольно-кассовой техники.

Снятие ККТ с регистрации осуществляется налоговыми органами в течение пяти рабочих дней со дня получения соответствующего заявления и всех необходимых документов (п. 18 Административного регламента).

Процедура снятия ККТ с учета в налоговых органах изложена в пунктах 49— 52 Административного регламента. Сначала снимается фискальный отчет за последние три года эксплуатации контрольно-кассовой техники, а также краткий фискальный отчет за весь период ее эксплуатации. После этого составляется акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков. Затем специалист структурного подразделения налоговой инспекции, ответственного за регистрацию ККТ, вносит в паспорт контрольно-кассовой техники данные о пароле доступа к фискальной памяти, делает в паспорте отметку о снятии ККТ с регистрации и заверяет ее печатью территориальной налоговой инспекции. Кроме того, он делает отметку о снятии ККТ с регистрации в книге учета контрольно-кассовой техники и в карточке регистрации контрольно-кассовой техники, а также заносит соответствующие сведения в компьютерную базу данных налоговой инспекции и информационную систему электронного оборота документов.

После снятия ККТ с регистрации карточка регистрации контрольно-кассовой техники остается в территориальной налоговой инспекции, где хранится в течение пяти лет после снятия ККТ с регистрации (п. 54 Административного регламента).

Документация, связанная с приобретением, регистрацией и эксплуатацией ККТ, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации, должны храниться у организации не менее пяти лет с даты окончания их использования (п. 14 Положения).

Обратите внимание: налоговые органы вправе самостоятельно снять с регистрации контрольно-кассовую технику, исключенную из Госреестра ККТ, по окончании нормативного срока ее амортизации. Такая возможность предусмотрена в пункте 53 Административного регламента и пункте 19 Положения. В подобной ситуации налоговая инспекция должна письменно уведомить организацию (индивидуального предпринимателя) о снятии ККТ с регистрации не позднее дня, следующего за днем истечения нормативного срока амортизации.